L’organisation d’une soirée événementielle demande un minimum de préparation. Il faut commencer par le montage du projet en détaillant une à une les étapes essentielles à suivre afin de garantir la réussite de l’événement.
Première étape : L’organisation de la logistique
Préparer une soirée événementielle n’est pas facile. D’une part, elle demande une bonne organisation. Et d’autre part, le créateur doit avoir les compétences nécessaires pour la mener à bien son projet. Il doit donc s’entourer d’une équipe solide ou à défaut faire appel à une agence événementielle de Dijon par exemple comme EMA Events. Les deux entités vont collaborer ensemble pour établir le budget nécessaire, rechercher la salle adaptée à l’événement, louer le matériel de sonorisation et de lumières, établir les animations, sélectionner le traiteur, prévoir la sécurisation des lieux et des invités, organiser l’accueil, etc.
Deuxième étape : La conception des animations
C’est une étape importante car elle garantit le succès de l’événement. Les animations doivent être choisies selon le thème de la soirée. L’organisateur peut par exemple prévoir la distribution de goodies, convier un invité surprise pour un live show, installer des machines à bulles ou à fumée, louer les services d’un chorégraphe, organiser un concours, etc.
Il faut toujours prévoir un espace détente où les invités pourront se reposer loin du bruit et de la piste de danse. Une terrasse ou une petite salle qui se trouve juste à côté de la salle de fête fera l’affaire. Il faut que l’endroit soit convivial, bien décoré et surtout reposant donc avec des chaises et des tables éventuellement.
Troisième étape : La communication sur la soirée événementielle
Que ce soit une soirée événementielle pour tout public ou une manifestation privée, l’organisateur devra toujours coordonner la communication. Dans le premier cas, il faut prévoir des affiches, des flyers et des spots audiovisuels afin de faire connaitre au maximum sa tenue. Il ne faut pas hésiter à effectuer des interviews ou encore à organiser une conférence de presse afin d’atteindre le public ciblé. Dans le second cas, l’envoi d’une invitation est de rigueur. Il faut que les invités reçoivent ce fameux sésame au moins deux semaines avant le jour J afin qu’ils puissent s’organiser.
Quatrième étape : La gestion de l’après « soirée »
Après une soirée événementielle réussie, il reste encore beaucoup à faire. La première chose est de garder le contact avec toutes les personnes venues. Il ne faut pas hésiter par exemple à demander leur contact et à leur envoyer leurs photos prises pendant la soirée. Un remerciement global avant la fin de l’événement sera toujours fort apprécié. La mise en place d’une navette sera également une très bonne idée et surtout sécurisante notamment si la soirée se termine très tard et que les transports en commun ne sont plus en service.